3. kodutöö

Meie kõrgkoolis on välja töötatud 2011. a kevadel kommunikatsioonistrateegia ja kommunikatsiooni heade tavade lepe.(esitan siia kokkuvõtte/olulise sellest :) )

See on töövahendiks kõikidele kõrgkooli siseklientidele. Strateegiast lähtumine aitab parendada organisatsiooni sisekommunikatsiooni ja suunata väliskommunikatsiooni.

I. Kommunikatsioonistrateegia väljundid

1. Strateegia koos kommunikatsiooni heade tavade leppega ning elektrooniline abimees (siseveeb).

2. Kommunikatsioonis taotletakse kajastuse regulaarsust, aja- ja asjakohasust.

II. Kommunikatsioonistrateegia seos kõrgkooli arengukavaga

• Kõrgkoolis töötab missiooni ja visiooni elluviimiseks piisav hulk kõrge kvalifikatsiooniga, kutse-, ameti- ja erialaselt pädevaid, innovaatilisi ja motiveerituid töötajaid;
• Kõrgkooli üliõpilased on teadlikud oma kutse- ja erialavalikutes, orienteeritud elukestvale õppele, pühendunud õppe- ja arendustegevusele ning vilistlastena tööturul konkurentsivõimelised.

Kommunikatsiooni heade tavade jälgimine võimaldab eesmärgistatud kommunikatsiooni, vähendab infomüra ja –sulgu, muudab töötaja ameti ja töökoha ning üliõpilase õpingud osaks tema identiteedist ning annab teadmise, et ollakse osa kõrgkoolist, kes toetub järgmistele põhiväärtustele:

• Professionaalsus;
• Inimesekesksus;
• Areng;
• Terviklikkus.

III. Kommunikatsioonistrateegia eesmärgid

1) Ühendada kommunikatsioon personalipoliitika ja otsustamistasandiga nii, et organisatsioonis saavutatakse olukord, kus iga töötaja ja üliõpilane teadvustab end osana kõrgkooli identiteedist ning on kõrgkooli hea sõnumi saadikuks;

2) Hoida saavutatud head mainet ja positiivset imagot, mis organisatsioonil on sihtrühmade silmis;

3) Sisekommunikatsiooni parendades suunata ja toetada siseklientide lojaalsust ja motivatsiooni, et saavutada üldine rahulolu organisatsioonis.

IV. Kommunikatsioonistrateegia sihtrühmad, sõnumid, kanalid, kõneisikud

1. Sihtrühmad

Kõrgkooli sise- ja väliskliendid ning võtmepartnerid:

Sisekliendid: üliõpilased/õpilased, töötajad, täiendõppijad.

Väliskliendid: vilistlased, tööandjad, haridusasutused, karjääri- ja nõustamisekeskused, eriala- ja kutseliidud, Tartu linna elanikud, sotsiaalministeerium, haridus- ja teadusministeerium, välispartnerid, töötukassa.

Võtmepartneriteks on asutused/organisatsioonid, kellega kõrgkooli seovad finantstehingud.

2. Sõnumid

Kõrgkooli sise- ja väliskommunikatsiooni sõnumeid ei ole seni strateegiaks sõnastatud ning sellepärast ei ole töötajate ja üliõpilaste teadvuses kinnistunud kindlaid kommunikatsioonisõnumeid, mille abil hoida head mainet ja luua soovitud imagot sihtrühmade seas.

3. Kanalid, mida kõrgkoolis kasutatakse on järgmised:

• Koduleht

Kõige olulisem kommunikatsioonikanal kõikide sihtrühmade teavitamiseks ja kõrgkooli maine kujundamiseks, sest võimaldab edastada kontrollitud eesmärgipärast infot operatiivselt ning samas on info kaua kättesaadav.

• Siseveeb

Kõige olulisem kommunikatsioonikanal siseklientide teavitamiseks, tööks vajaliku dokumentatsiooni avalikustamiseks, kiiret lahendust vajavate üldküsimuste tõstatamiseks ja lahenduste otsimiseks.

• E-kiri

Kiire ja personaalne kommunikatsioonikanal sihipäraseks suhtlemiseks.

• Listid

Kommunikatsioonikanal infomüra vähendamiseks, info klassifitseerimiseks ja tagasiside kogumiseks.

• Üritusturundus

Kommunikatsioonikanal, mille abil saab kujundada mainet ja mõjutada imagot organisatsioonile soovitud suunas. Üritusturunduse abil luuakse seos verbaalse infoga, tegeldakse heategevusega ja teenitakse kogukonda.

f. Infotunnid

Kommunikatsioonikanal siseklientide teavitamiseks ja nende arvamuse küsimiseks. Formaat võimaldab tekitada arutelu ja saada kiiret tagasisidet päevakajalistes küsimustes.

• Sotsiaalmeedia

Kommunikatsioonikanal hea maine hoidmiseks, organisatsiooni imago loomiseks ja terviseteadliku elustiili kujundamiseks nii sise- kui ka välisklientide seas.

• Meedia

Kommunikatsioonikanal, mida kasutatakse hea maine ja positiivse imago kinnitamiseks ning kõrgkooli kui tervishoiuvaldkonna ühe võimaliku arvamusliidri rolli saavutamiseks.

• Otsesuhtlemine

Kommunikatsioonikanal vahetuks suhtlemiseks sihtrühmadega nii kohtumistel kui ka telefoni teel, et arutada ja leida lahendusi kõrgkooli tegevustega seotud küsimustes.

4. Kõneisikud

Organisatsiooni kõneisikuteks kahesuunalises kommunikatsiooniprotsessis välisklientide ja võtmepartneritega on juhtkonna liikmed, avalike suhete juht ja õppekavade juhid kui vastava valdkonna spetsialistid. Kõneisikute vastutusala on määratud ametijuhendis.

MINU SÕNUM/ INFO (kommunikatsiooniprotsessis pean meeles):

1) Edastan õige sõnumi õigel ajal õigele inimesele kasutades õiget kanalit;

2) Ka minu negatiivsetest hetkelistest emotsioonidest ajendatud sõnum kahjustab organisatsiooni mainet;

3) Eksituste vältimiseks kontrollin enne e-kirja saatmist, mida ja kellele kirjutasin, sest tööpostkastist saadetud e-kirja käsitletakse kui avalikku kirjavahetust;

4) Internetimaailmas ei ole ma kunagi üksinda ega anonüümne;

5) Kommunikatsioonis püüan vältida infomüra tekkimist ja tekitamist;

6) Kasutan isiklikku pöördumist ja kindlat kõneviisi, et edastada selget ja arusaadavat sõnumit. Ma ei arva, et kommunikatsiooniprotsess eeldab mõtetelugemise võimet;

7) Kriitilisi sõnumeid või kriitilisel ajal sõnumeid edastades lisan juurde, et see on kogu info antud ajahetkel;

8) Sõnumi sisu kohandan vastavalt sihtrühmale, kellega räägin talle mõistetavas keeles ja kui vaja, kasutan usaldusväärse kõneisiku abi;

9) Pean meeles, et pole rumalaid inimesi, vaid on valesti esitatud sõnum;

10) Nakkava kommunikatsiooni (nn kohvitoajutt) kasutamisega olen ettevaatlik;

11) Väldin sõnumitühja kommunikatsiooni, sest see tekitab variatsioone, tõlgendusi ja segadust;

12) Räägin julgesti, mida head on kõrgkoolis tehtud;

13) Enne sõnumi edastamist küsin endalt:

a. Mida ma tahan ütelda?

b. Mida ma tahan, et inimesed teeksid?

c. Kuidas ma tahan, et teised end tunneksid?

Kui kõikidele küsimustele on vastused olemas, siis olen õigel teel.